Оглавление:
- Совет 1: Как оформлять документы в архив
- Внутренняя опись документов личного дела
- Предисловие к описи дел
- Внутренняя опись документов дела
- Правила составления описи дел для передачи в архив организации.
- Составляем описи дел
- Архив документов
- Как правильно составить опись документов — образец?
- Оформляем дела на постоянное хранение
Совет 1: Как оформлять документы в архив
После экспертизы проводится оформление дел и подготовка описей по архивируемым документам. 2 Для проведения оценочной экспертизы документации в организации выбирается экспертная комиссия, которая и проводит экспертный отбор документации на передачу в архив. 3 После выбора документации, подлежащей хранению, ее следует оформить согласно действующим правилам архивации.
Существуют специализированные компании, предлагающие услуги по оформлению документов в архив, но в целом, справиться с этой задачей можно и своими силами.
4 Документы для хранения объединяются в дела, общее количество листов в одном деле не может быть более 50.
Дела, предназначенные для постоянного хранения, необходимо подшивать в твердый переплет.
Внутренняя опись документов личного дела
Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).
К ним относятся
- те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
- а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.
Предисловие к описи дел
: «В справочный аппарат к описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, графический).
«В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Внутренняя опись документов дела
Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией. Согласно пункту 3.6.17 Основных правил работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД, одобрены Коллегией Росархива 06.02.2002), внутренняя опись необходима: для учета документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела); для учета дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания; Подобный перечень необходим, чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение), сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.
Правила составления описи дел для передачи в архив организации.
Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).
Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.
Составляем описи дел
Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.
К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.
Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.
Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации.
Архив документов
Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации.
Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел.
Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Как правильно составить опись документов — образец?
Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив.
При передаче документов в архив обязательно составляется опись. На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить: название организации (если архив — сторонняя организация); номер описи; дату описи; наименование сдаваемых на хранение документов; период, к которому относятся документы; срок хранения документов; количество листов; расположение документов (номер папки, дела или короба); Ф.
Оформляем дела на постоянное хранение
При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».
- Если организация не является источником комплектования государственного архива.
Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.