Как подшить опись к документам

Как подшить опись к документам

Внутренняя опись документов дела

Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной. При желании в нее можно что-то добавить, но вот убирать из нее информацию нельзя.

Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д. В целом таблица не сложная: (картинки кликабельны)

  1. заголовок – вспоминаем реквизит «Заголовок к тексту документа»: отвечает на вопрос «О чем?», представляет собой краткое содержание документа;
  2. регистрационный индекс документа – ,
  3. дата есть дата;
  4. № п/п – порядковый номер записи (=документа, который мы описываем);
  5. номера листов дела – ссылка на то, какие листы дела занимает этот документ: 5, 30 – 34 или 1 – 250;
  6. примечание – прочая информация, например, то, что этот документ в деле – электронный или представлен в виде копии.

Под таблицей указывается общее количество документов в деле.

Вся справочная информация содержится на титульном листе дела.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия. Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную: Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы.

Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие. Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам.

Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет.

Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел. К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.

  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона.

    Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

  • На обложке проставляются данные:

    1. Индекс дела.
    2. Срок хранения.
    3. Заголовок дела.
    4. Дата составления подшивки.
    5. Количество листов в подшивке.
    6. Номер тома.
    7. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
    8. Название организации.

    Опись Каждый комплект документов снабжается описью.

    Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

    Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков. Подлежат прошивке следующие виды документации:

    1. счет-фактуры;
    2. ведомости.
    3. акты выполненных работ;
    4. кассовая книга;
    5. приказы (как общие, так и личные);
    6. отчеты (например, авансовый отчет);
    7. штатное расписание;

    Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

    Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

    Как подшить опись к документам

    Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок.

    Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.

    Как это сделать? Процедура совсем не сложная. Четыре дырки пробиваются по вертикали симметрично с расположением на единой оси. Оставив хвостик нитки с тыльной стороны первого отверстия, ведем прошивку стежками, затем завязываем узелок аналогично описанному выше. Инфо Прошивка должна быть продублирована дважды в целях обеспечения прочности и надежности.
    Заверительная надпись Следующий этап после нумерования и прошивки — снабжение нашего дела заверительной надписью.

    Что это такое? Это наклейка размером 4х6 см с текстом «Прошнуровано и пронумеровано … листов» (число их указывается и цифрой, и прописью).

    Далее указывается должность работника, прошившего документ, с датой и личной подписью.

    Внимание Если требуется заверение печатью, это тоже должно быть отмечено.

    Прошивка документов. Процедура и советы

    В противном случае можно использовать папки, при производстве которых используется бескислотный картон.Обычный размер переплета соотносится с прошивкой документов, имеющих формат А4.

    Для листов, размер которых превышает данный формат, предназначены папки, характеризуемые как нестандартные.Составление описи гарантирует сохранность документов. Данного вида список должен включать в себя:

    1. перечень прошитых документов, включая пометку относительно количества их листов;
    2. указание Ф. И. О. того, кто составил опись.
    3. название;
    4. дата составления описи;
    5. заголовок и краткое содержание, дающее понимание того, зачем была произведена сшивка;

    Внимание!

    Лист с описью не нумеруется.

    Процесс нумерации предполагает обязательность соблюдения определенных правил:

    1. нумерация распространяется только на листы, исключая страницы;
    2. при нумерации писем первый элемент учета – конверт, а затем все находящиеся в нем листы;
    3. в случае с картами, размещенными на нескольких склеенных листах (от двух), учет организуется с позиции того, что это один лист, с соблюдением обязательности указания в примечании количества используемых листов;
    4. фотографии, справки и чеки являются самостоятельными документами, если их крепление к листу осуществляется лишь с одной стороны;
    5. на одном листе может быть наклеено несколько документов (от двух), если это так, то следует его учитывать как один, отражая информацию об этом в примечании и на обороте такого листа;
    6. нумерация диаграмм, чертежей и других подобных документов производится с их оборотной стороны в левом верхнем углу;
    7. если один документ состоит из двух и более томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
    8. нумерация производится посредством арабских цифр;
    9. номер прописывается таким образом, чтобы он находился в верхнем углу страницы (справа) без захода на текст листа;
    10. подшивка большеформатных листов производится за одну сторону, а номер проставляется таким образом, чтобы он находился в правом углу применительно к верхней части документа в развернутом виде;
    11. если какие-то листы уже имеют свою нумерацию, то это не исключает обязательность нумерации на общих основаниях;
    12. в отношении листа с описью нумерация не применяется.
    13. при оформлении приложения в виде отдельной пачки учет содержащихся в ней листов ведется отдельно от главного документа;

    Как нужно правильно прошить документы нитками (фото) в 2022 году

    Правильно сшитые документы нельзя подделать и подменить. Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом.

    То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления. Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.

    Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов.

    В подобной ситуации доказать, что документы были в порядке, практически не реально. В зависимости от важности документов последствия могут стать настоящей катастрофой.

    Для прошивания документов используются степлер, специальное оборудование или нитки. Но самым надежным продолжает оставаться скрепление нитками, поскольку подменить отдельные листы в этом случае не удастся.

    Но прошивая документы, нужно делать это правильно.

    Как правильно составить опись предоставляемых документов

    как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки.

    Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

    Составление остается на усмотрение фирмы.

    Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.