Как заменить в письме прошу вас

Письмо-просьба

Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату. Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

  1. ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
  2. сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
  3. причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
  4. цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы.

Виды служебных писем

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную.

Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера. Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу). Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления.

В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Деловое письмо: как правильно составить

Такие письма являются важными документами, а в ходе разбирательства экономического спора в арбитражном суде могут стать доказательственной базой, свидетельствующей о тех или иных договоренностях между сторонами. Деловое письмо является официальным обращением, но оно не исключает дополнительного устного обращения по одному и тому же вопросу.

Деловое письмо подразумевает письменный ответ от контрагента, что является важным для компании документом (например: официальное соглашение обо всех условиях сделки). Как вести переговоры, успешно манипулировать и противостоять чужим манипуляциям Вы узнаете, пройдя в Школе генерального директора. Вы уже знаете, какой тип стратегии подходит вашему бизнесу?

Мы подготовили 4 шаблона, которые помогут в разработке стратегии. Подробнее По функциональному признаку можно выделить деловые письма: обязательно требующие ответного письма: письмо, содержащее просьбу; письмо, содержащее приглашение; такие коммерческие письма, как: письмо-рекламация, письмо-предложение, письмо-запрос; не требующие обязательного ответного письма: письмо-извещение; информационное письмо; гарантийное письмо; письмо-подтверждение; письмо-предупреждение; письмо-отказ; письмо-напоминание; письмо-декларация, то есть заявление; письмо-распоряжение; сопроводительное письмо.

Письмо-просьба: образцы и примеры, правила составления

Печатайте его на фирменном бланке за подписью уполномоченного лица и с печатью (при наличии). Отнеситесь ответственно к выбору шрифта, его размеру и расположению текста на странице.

Не пренебрегайте полями, красной строкой и абзацами. Зачастую первое впечатление складывается именно при одном только взгляде на документ.Если вы пишете обезличенное письмо в адрес конкретной компании, то, скорее всего, оно попадет в приемную или канцелярию, затем к руководителю и в итоге к непосредственному исполнителю.

Указывайте в «шапочке» текста правильное полное лучше всего добавить еще и юридический адрес.Как уже было сказано выше, оптимальным считается вариант с указанием конкретного адресата, то есть персонально адресованная просьба о помощи.

Как составить письмо-просьбу?

Тем не менее, существует ряд особенностей, которые позволяют выделить данное среди общего массива служебной документации.

Всегда старайтесь обращаться по имени и отчеству. Например, «Уважаемый Александр Викторович!» или «Уважаемый господин Шварц!».

Официальное письмо с просьбой может представлять собой тактичный запрос или являться дипломатичным требованием по текущему вопросу.

Оно служит для достижения конкретной цели автора и необходимо, чтобы побудить адресата к тем действиям, которые необходимы составителю письма-просьбы. Ситуаций, когда возникает необходимость составления письма-просьбы, особенно много в управленческой деятельности. Поводом может стать как простая ситуация, не требующая усиленной аргументации и развернутых объяснений, так и проблема, без объяснения сути которой, невозможно получить положительный ответ.

Во втором случае автору потребуется не просто изложить свою просьбу, но и обосновать ее, объяснить получателю, почему необходимо поступить тем или иным образов.

Образцы делового письма. Как написать деловое письмо

Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

  1. Его согласование.
  2. Регистрация.
  3. Подписание.
  4. Написание проекта письма.
  5. Отправка адресату.
  6. Изучение вопроса.

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения.

Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор.

Как правильно писать деловые письма?

Виды и структура делового письма

Цели его написания Коммерческие цели

  1. Вы хотите заключить сделку и предлагаете ее конкретные условия — составляйте для адресата письмо-предложение (оферту)
  1. Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-притензию (рекламацию)
  2. Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки — отправляйте письмо-запрос

Некоммерческие цели

  1. Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями
  2. Благодарите в благодарственном письме
  3. Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях
  4. Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату
  5. Если вам необходимо отправить важные документы или материальные ценности обязательно составьте для своего груза сопроводительное письмо
  6. Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие — письмом-подтверждением

2.

Деловая переписка

Наиболее распространенные типы официальных деловых писем: • благодарственные; • коммерческие; • письма, требования и запросы; • опровержения; • поздравления; • соболезнования, некрологи.

С учетом того, что сегодня большая часть деловой переписки осуществляется в электронном виде, существуют готовые шаблоны и формы для любого вида.

. Правила деловой электронной переписки сегодня Искусство делового письма Каждый текст – это механизм для воздействия на адресата. Если он не работает, значит, вы нарушили правила сборки: взяли не те детали, не так их скомпоновали.

Чтобы добиться от адресата того, чего вы хотите, нужно подобрать правильные факты, правильно их изложить и сделать это «с правильным лицом» – таким, которое вызовет у получателя письма желание принять ваше предложение.

Этикет делового письма. Примеры фраз делового письма.

Общие правила составления деловых писем

Деловые письма стали составляться в более непринуждённой манере, однако открытых эмоциональных высказываний, эпитетов и сравнений из особенностей личной переписки не приобрели, здесь всё ещё торжествует старинный этикет делового письма. И лишь потому, что целью такого послания является, как и прежде, подача предложения, на которое обязательно должен последовать конкретный ответ, влияние автора делового письма должно быть очень велико, поскольку побуждает адресата к действиям конкретного характера.