Корочки дело произвоводства

Корочки дело произвоводства

Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника

Обязанности и функции, которые он должен исполнять, заключаются в следующем:

  • Осуществление контроля документов, находящихся на исполнении у других сотрудников.
  • Обработка и регистрация входящей корреспонденции.
  • Ведение всего оборота документов на предприятии.
  • Телефонные звонки и беседы с клиентами.
  • Архивация документов.

Все это требует соответствующего знания норм и правил ведения делопроизводства. Подобные навыки, конечно, можно получить на практике, но лучше дополнительно иметь хорошую теоретическую подготовку.Каким же должен быть настоящий делопроизводитель? Обязанности и всегда накладывают свой отпечаток.

Для начала стоит отдельно сказать о На таком рабочем месте от сотрудника потребуется:

  • Аналитический ум, чтобы легко ориентироваться в потоке информации и принимать правильные решения.

Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:2.1.

Это касается абсолютно всего.

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.2.4.
Отправляет исполненную документацию по адресатам.2.5.

Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.2.7.

Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.2.8.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Это документ с перечнем всех «дел» в организации.

Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности. Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.
Например: 01/БУ/2018, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2020 – год.

Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений.

«ЦЕНТР ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ в сфере документоведения, информационных технологий и архивного дела»

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в системе управления. Назначение и задачи канцелярии, общего отдела компании.

Роль и место делопроизводства в управленческом процессе. Функциональные обязанности сотрудников службы ДОУ. Нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами.

Организация деятельности службы ДОУ.

Положение о канцелярии. Должностные инструкции работников. Инструкция по делопроизводству. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основные требования к составлению и оформлению документов. Сценарий составления документов. Требования к тексту документа. Лингвистические особенности служебных документов.

Подписание, согласование и утверждение документа.

Классификация документов. Организационные документы: положения, инструкции, правила.

Профессия делопроизводитель

В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела. Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:

  1. регистрация и обработка корреспонденции;
  2. знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;
  3. контроль своевременного исполнения документов;
  4. ведение архива документов;
  5. ведение документооборота компании;
  6. ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;

В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю. Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами.

Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации. Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

  1. номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.
  2. инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;

Если организация только начинает свою деятельность (т.

е. определенные правила еще не сложились)

«ЦЕНТР ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ в сфере документоведения, информационных технологий и архивного дела»

ПРОГРАММА КУРСА “ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ: ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И КОРПОРАТИВНЫЕ НОРМЫ” Современный офис. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в системе управления.

Назначение и задачи канцелярии, общего отдела компании. Роль и место делопроизводства в управленческом процессе. Функциональные обязанности сотрудников службы ДОУ.

Нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами и порядок хранения документов.

Организация работы делопроизводственного персонала, распределение обязанностей. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Юридическая значимость документа: подлинник документа, копия документа, выписка из документа, дубликат документа; порядок заверения копий документов.
Придание юридической силы документам на различных носителях.

Делопроизводитель: обязанности и характеристика профессии

Приходят в эту профессию из родственных должностей: диспетчер-оператор, секретарь-референт, офис-менеджер или сотрудник справочной службы.

Хороший канцелярский сотрудник – незаменимый специалист и надежный помощник руководителя.

Делопроизводитель, обязанности которого давно уже переросли банальное оформление документации, может стать личным помощником руководителя. Специалист данной профессии – это в первую очередь служащий, который ответственен за организацию и хранение документации компании. Чаще всего он трудится в канцелярии и руководствуется налоговым, гражданским, судебным законодательством.

В малых фирмах делопроизводитель, обязанности которого распространяются лишь на заполнение бумаг, выполняет свои обязанности в одиночку. Возможно, что он и секретарь – это одно лицо. В крупных компаниях и корпорациях в штате имеется несколько сотрудников данной направленности, которые обрабатывают бумаги по конкретному кругу вопросов.

Курсы повышения квалификации в сфере делопроизводства, электронного документооборота, секретарского, кадрового и архивного дела

«Об образовании в Российской Федерации» к освоению дополнительных профессиональных программ повышения квалификации допускаются граждане:

имеющие среднее профессиональное и (или) высшее образование;

получающие среднее профессиональное и (или) высшее образование. Для оформления Удостоверения необходимо предоставить:

копию диплома о наличии высшего и (или) среднего профессионального образования;

копию документа, подтверждающего изменение фамилии (если менялась).