Составляем опись дел

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей: • форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1); • форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2); • форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3); • форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

Конституции Российской Федерации, действующего закон

АКТ ___________№_____________ __________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) ____________________________________________________________________________ отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №______________________ (название фонда) № п/ п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Номера описей (номенклатур) за_________ год (годы) Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи Кол-во дел, (томов, частей) Сроки хранения дела тома, части и № статей по перечню Приме-чание 1 2 3 4 5 6 7 8 Итого____________________________________ ед.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

1. определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
2. обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
3. он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
4. группирует их в зависимости от типа или принадлежности,

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.)

Как правильно составить опись документов — образец?

Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить: название организации (если архив — сторонняя организация); номер описи; дату описи; наименование сдаваемых на хранение документов; период, к которому относятся документы; срок хранения документов; количество листов; расположение документов (номер папки, дела или короба); Ф.

Номенклатура дел – как формируется, примерный образец

В номенклатуре, оформленной на бланке организации, указываются наименования открытых дел и сроки их хранения. Приказ№ 273 товаров и услуг. Индексы цен и дефлятор ВВП: ?

Такой многофункциональный документ как номенклатура дел может быть необходим при разных ситуациях:Номенклатура дел позволяет сгруппировать документы в дела в необходимом порядке, что обеспечит в случае необходимость их оперативный поиск.Применяется в процессе регистрации входящей, а также исходящей документации.

Составляем описи дел

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия. Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации.

Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации?

Номенклатура дел – это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот.

Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:

1. присвоение регистрационного номера по классификации дел;
2. систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
3. составление постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).

Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства.

При этом форма собственности организации значения не имеет.

Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности. В настоящее время действуют три вида:

• Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации для однотипных организаций.
• Индивидуальная — это вид НД, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.
• Примерная НД отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.

НД создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Прежде всего, это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п.

2 ст. 20 , вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

1. негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
2. государственные и муниципальные;
3. негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно.

Тем не менее, желательно. Она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании.