Срок хранения договоров

Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года. Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями.

При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации. Неограниченные датой.

Регистрация договоров в организации

Вступление договора в силу не зависит от факта его в организации, являющейся стороной.

Согласно ст. 433 Г РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. На практике такой акцепт оформляется подписанием документа уполномоченным на это лицом и проставлением печати организации (если она используется юридическом лицом). Справка

• учет заключаемых соглашений
• обеспечение сохранности подлинных документов (как самих договоров, так и приложений к ним, дополнительных соглашений и, возможно, переписки, имеющей отношение к исполнению обязательств по нему)
• обеспечение легкого доступа к документам и иные функции.

может происходить в нескольких вариантах.

Срок хранения договоров

Дальше в статье будем называть их Перечень-1 и Перечень-2 соответственно.

1. договоры страхования имущественной и гражданской ответственности (Перечень-1, ст. 447, 5 лет);
2. договоры на выполнение региональных научно-технических проектов (Перечень-2, ст. 5, постоянно) и т.п.
3. договоры об информационном обслуживании (Перечень-1, ст. 533, 5 лет);
4. договоры подряда с юридическими лицами (Перечень-1, ст. 440, 5 лет, ЭПК*);

*Отметка ЭПК означает, что по прошествии срока хранения экспертная комиссия организации должна просмотреть дело и вынести решение: или уничтожать его, или хранить дальше.

Хранение договоров: особенности и порядок. Срок хранения договоров

При ее составлении должны учитываться требования законодательства.

Госучреждения, определяя правила, в соответствии с которыми будет осуществляться хранение договоров, руководствуются ведомственными перечнями.На практике хранение договоров может осуществляться в течение периодов:

• Ограниченных датой. При определении срока во внимание принимаются условия дополнительных соглашений.
• Не ограниченные датой. В содержании соглашения может присутствовать, например, такая формулировка, как «до полного погашения обязательств».

Отдельную категорию составляют документы постоянного хранения.

Срок хранения документов в организации договоров подряда

В соответствии со ст.

1. Сроки хранения документов, как мы знаем, определяются по специальным перечням. На всякий случай вспомним их:Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются.

Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ. Инфо Примеры сроков хранения по видам договоров Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода – 5 лет.

В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов)

Хранение договоров

Но все же множество организаций занимаются разработкой собственных типовых форм, которые создаются в зависимости от специфики деятельности компании. Справка

• ответственность каждой из сторон;
• сроки работы (начало и окончание работы), или период действия самого документа;
• юридические адреса и полные реквизиты (включая банковские) каждой стороны.
• предмет;
• условия соглашения сделки;
• гарантии, страхование, возможные риски и случаи форс-мажора;
• наименование сторон (обязательно с указанием фамилии, имени, отчества и должности каждой стороны);
• сроки и порядок сдачи-приемки работ;
• наименование документа;
• стоимость работ и расчеты по нему;
• место и дата подписания;

Читайте по теме в электронном журнале Как уже было сказано раннее, на данный момент имеется множество видов деловых бумаг, фиксирующих факт сделки.

Учет и хранение договорной документации

Четкой регламентации всех моментов, связанных с учетом и хранением оригиналов договорной документации, не осуществляется.Рис. 3.2. Пример гарантийного письмаВ том случае, когда за календарный год компания заключает 20–40 договоров, особых проблем может не возникнуть, поскольку каждый договор практически на виду. Но если за календарный год заключается 150–200 и более договоров, проблемы рано или поздно возникают.

Во-первых, поиск нужного договора среди множества папок занимает значительное время. Во-вторых, появляется риск утраты оригинала договора или приложений к нему из-за постоянной бесконтрольной процедуры выдачи-возврата документов (один сотрудник пришел и взял договор, чтобы снять копию, второй попросил другой договор и спецификации к нему для подготовки отчета, третий изъял что-то для демонстрации налоговикам в ходе выездной проверки и т. п.).

Срок хранения договоров в организации.

Виды договоров

После этого они бывают нужны для извлечения из них какой-либо информации. Большинство спорных ситуаций, состоящих в том, что одна или другая сторона не выполняет свои обязательства, решаются в суде или досудебном порядке, с помощью предъявления договора.Кроме того, существует возможность проведения проверок на предприятии, осуществляемых государственными контролирующими органами. Они могут затребовать документы за определенный период, в этом случае при ненадлежащем хранении в организации, нарушении сроков их уничтожения, могут быть наложены санкции в виде довольно внушительных штрафов.

В первую очередь в этом виновато руководство, которое не контролирует данный процесс.Таким образом, приходим к выводу, что хранение договоров и другой организационно-распорядительной документации должно осуществляться надлежащим образом в течение строго оговоренного срока.Сроки хранения трудовых договоров в организации — разные.

Порядок и сроки хранения договоров в организации

Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения.

При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.