Актуальный вопрос: как быть, если работник ушел в отпуск и не отчитался за подотчетные деньги

Такие правила предусмотрены в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок).Предельный срок, на который можно выдавать деньги под отчет, законодательно не ограничен.

Так, если утром или днем работник получил деньги под отчет, то в течение этого же дня он обязан представить авансовый отчет и вернуть неиспользованный остаток.

Подотчетные суммы: назначение, выдача, возврат неиспользованной суммы. Авансовый отчет

Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты. Подотчетные суммы отражаются в балансе на Дебетовое сальдо показывает задолженность сотрудника организации.

По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход.

По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу. Учет всех сумм ведется в журнале-ордере.

Записи в него вносятся на основании ПКО, РКО, авансовых отчетов.

Последние сдаются кассиру только после проверки бухгалтером арифметических расчетов и целевого использования средств.

Если подотчетные суммы не возвращены

Об этом говорится в п.

рис. 1 на с. 35). Ведь не исключено, что кто-нибудь из подотчетных лиц будет затягивать с отчетом по израсходованным суммам и осуществлением окончательного расчета по ним. А если работник не отчитался по ранее полученному авансу, то, согласно названному выше п. 11 Порядка, он не может получить под отчет следующую сумму наличных денег.

Данный приказ помогает организовать работу с наличными и дисциплинировать трудовой коллектив.Документ 1 г.

Порядок предоставления денег в подотчет и возврата остатка подотчетных сумм.

Пример.

На практике работник из полученных денег в подотчет может оплатить хозяйственные расходы предприятия в меньшей сумме, чем та, которую ему выдали, либо в течение срока, на которые ему были выданы наличные деньги в подотчет, не осуществить и не оплатить никаких хозяйственных расходов.

В первом случае работник составляет и предоставляет в бухгалтерию организации авансовый отчет и производит окончательный расчет, т.е.

Возврат подотчетных сумм

В этом случае нужно сделать запись в нормативных бумагах предприятия о допустимости возврата излишних подотчетных сумм на расчетный счет фирмы.

Помимо этого, уполномоченный сотрудник должен обозначить назначение платежа при переводе как возврат подотчетных сумм.

Заявление имеет силу лишь месяц с момента его написания.

Налоговые последствия несвоевременного возврата подотчетных сумм

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например в приказе руководителя на выдачу денег под отчет).

Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные средства по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме. В случае, если работник не предоставит в установленный срок с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму денежных средств, то у него останется задолженность перед организацией.

Решение № 2-2482/2014 2-2482/2014~М-3221/2014 М-3221/2014 от 8 декабря 2014 г.

Поскольку ответчику выдавались не товаро-материальные ценности, а денежные суммы из кассы предприятия, учитываемые в его бухгалтерском учете, факт обнаружения невозврата подотчетной суммы, а, следовательно, причинения работодателю ущерба, должен быть однозначно установлен в день, когда подотчетная сумма должна быть работником возвращена.

В срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который должны быть выданы наличные деньги под отчет, подотчетное лицо обязано предъявить Авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от ДД.ММ.ГГГГ № 55) об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов (например, кассовых чеков магазина).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами

Однако, на практике многие банки отказываются перечислять подотчетные деньги с расчетного счета компании на зарплатные счета работников. В качестве обоснования приводят пункты 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций*, в которых упоминается лишь наличная форма выдачи средств под отчет.

Еще один аргумент банкиров — письмо ЦБ РФ от 18.12.06 № 36-3/2408, не позволяющее перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты.

Единственное исключение, которое делают наиболее лояльные банки, связано с командировочными расходами. Такие средства иногда разрешают переводить на карту, поскольку Центробанк допускает подобный вариант.

Главное, чтобы он был прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (письмо ЦБ РФ от 24.12.08 № 14-27/513).

Избежать сложностей можно, если открыть корпоративные карточные счета для каждого из подотчетных лиц, и переводить на них необходимые суммы.

Что делать, если работник не возвращает подотчетные суммы

Также руководитель предприятия может обратиться в суд с иском о возмещении финансового ущерба – так сказано в ТК РФ.

Работодатель имеет полное право вычесть искомую сумму из заработной платы работника. Денежные средства, выданные сотруднику под отчет, можно на законном основании , если он не вернул неизрасходованный остаток в установленный временной период.

Также удержание части зарплаты будет законно, если авансовый отчет по выданным средствам официально не утвержден руководителем организации.